22 мая в Юрайт.Академии состоялась онлайн-дискуссия «Цифровой документооборот для преподавателей: антибумажная революция».

Электронный журнал против записной книжки. Интерактивный онлайн-курс против бумажного учебника. Цифровизация столкнула друг с другом два мира. Какой из них лучше? И так ли безопасны новые технологии? О преимуществах и недостатках цифрового документооборота поговорили наши эксперты.

«Преподаватели воспринимают переход на цифровой формат по-разному»: на чьей стороне вы?

Нам уже сложно представить образование без электронных сервисов. Интерактивность и мультимедийность стали основными трендами учебного процесса, но не все ресурсы обеспечивают их реализацию. Именно поэтому многие вузы разрабатывают отдельные платформы, ориентируясь на специфику запросов своих студентов и преподавателей. «В нашем университете давно создана собственная информационная система, — делится опытом директор Высшей школы цифровой культуры университета ИТМО, ментор клуба Цифровой экономики «Digital Generation», кандидат физико-математических наук Елена Михайлова. — Через нее преподаватели могут решать вопросы, связанные с образованием и наукой, с личными результатами и достижениями. Им доступны административные и IT-сервисы. Система позволяет педагогам устанавливать коммуникацию со студентами. Любой обучающийся может найти преподавателя и написать письмо, а он в свою очередь может оперативно ответить. Учебный процесс стало удобнее контролировать».

Информационные системы — не только место для академической коммуникации, но и хранилище документов. Они различаются по назначению, типу, но одинаково важны для администрации. Заместитель проректора по научной и инновационной работе Санкт-Петербургского государственного университета гражданской авиации, кандидат педагогических наук, доцент Татьяна Бендюкова предлагает свою классификацию таких материалов:

«Все документы, связанные с образовательным процессом, я разделила бы на две группы: 1) те, которые формируют сами преподаватели (ОПОП, учебные планы, РПД,); 2) те, которые разрабатывают администраторы и направляют затем их педагогу для использования (нагрузка, расписание и т.д.). Прикладные программы существенно снижают нагрузку с преподавателя, автоматизируя рутинные процессы, но не каждый готов и хочет с ними работать».

«Преподаватели воспринимают переход на цифровой формат по-разному, — подтверждает слова коллеги начальник учебно-методического управления МИРЭА — Российского технологического университета, кандидат исторических наук, доцент Ольга Савка. — Молодые педагоги к нему уже готовы. Многие из них уже в аспирантуре защищали свои диссертации в виртуальной среде. <...> В работу администрации цифровой формат мы внедрили сразу и быстро, а педагогам и сотрудникам учебных отделов дали возможность познакомиться с системой в течение года».

Постепенный переход к электронному документообороту позволяет избежать паники среди преподавательского состава. Все новое пугает, но спустя время оно становится частью обыденной жизни. Удаленная работа во время пандемии тоже сначала была непривычной. Сейчас многие вузы совмещают очный и онлайн-форматы занятий. «Полностью перейти на удаленное взаимодействие между преподавателем и студентами возможно, но живое общение — важная составляющая обучения, — отмечает проректор по проектному управлению и цифровому развитию Волгоградского государственного аграрного университета, кандидат географических наук, доцент кафедры "Агроэкология и лесомелиорация ландшафтов" Сергей Канищев. — Цифровой формат получил мощный импульс развития во время пандемии. Я тогда тоже читал лекции онлайн. Мне было некомфортно, так как я не чувствовал энергетики аудитории».

Перед дискуссией мы провели опрос: насколько полезен цифровой документооборот? Только 7% наших подписчиков посчитали, что традиционный (бумажный) формат надежнее, 33% — положительно оценили электронный. Больше всего голосов (60%) набрало мнение, что с приходом цифрового документооборота ничего не изменилось: как была морока с документами, так и осталась.

А что думаете вы? Чтобы было легче ответить на этот вопрос, давайте узнаем, какие преимущества и недостатки электронного формата выделили наши эксперты.

«Преподавателям нужно адаптироваться, потому что электронный формат будет от года к году совершенствоваться»: удобство против привычки

Елена Михайлова (ИТМО) видит в электронном формате плюсы для студентов:

«Цифровое обучение дает студентам возможность учиться в своем темпе и глубоко погружаться в образовательные модули. Здесь может возникнуть проблема с их мотивацией. Как не потерять студента и проконтролировать, чтобы он вовлекался в процесс и не списывал? Думаю, этот вопрос решится со временем, когда технологии сделают еще шаг вперед». 

Преимущества новых технологий очевидны и для Сергея Канищева (Волгоградский ГАУ): «Мы работаем в электронном формате на протяжении двух лет. <…> У цифрового документооборота есть "плюсы": упрощение процесса, уменьшение количества действий преподавателя, возможность оперативно передавать информацию по всему университету (по успеваемости, посещаемости, результатам сессии и т.д.)». Однако привычка вести отчеты от руки у педагогов все еще сильна, поэтому скорость обновления данных в информационных системах до сих пор зависит от человеческого фактора. «"Минус" один: не все преподаватели сразу, во время занятия, через гаджеты ставят отметки или баллы. Многие остаются верны классике — записным книжкам», — подчеркивает Сергей Николаевич.

В некоторых вузах эту проблему решают через студентов. Ольга Савка (РТУ МИРЭА) приводит пример: «У нас есть электронный журнал, который существенно облегчает работу преподавателей. Например, им не нужно делать перекличку. На слайдах студентам показывают QR-код. Они сканируют его, и система сама отмечает присутствующих на лекции, формируя список. Каждые 2 секунды QR-код обновляется, чтобы обучающиеся не смогли передать его тем, кто пропускает занятие». Просто, удобно и оперативно!

«Самый главный критерий эффективности оценки успешности внедрения цифрового документооборота в вузе — это качество учебно-методических материалов, — считает Татьяна Бендюкова (СПбГУ ГА). — Проблема заключается в том, чтобы заинтересовать обучающихся пользоваться ими. Наш среднестатистический студент еще не дорос до самостоятельного освоения программы. В большинстве случаев такие документы преподаватели пишут для себя и проверяющих органов. Реально востребованными материалы становятся для дисциплин по выбору».

Электронным сервисам и системам еще предстоит совершенствоваться. Но их польза уже заметна: «Теперь на составление индивидуального плана, если ты примерно понимаешь, каким он должен быть, уходит максимум час или полтора. На отчет понадобится чуть больше времени», — замечает Ольга Савка (РТУ МИРЭА). Эксперт также рассказывает про дополнительные функции цифровой платформы своего вуза: «Каждый преподаватель может зайти в нашу электронную систему и оформить, например, командировку или служебную записку. У нас есть отдельная категория "Сервисы", где можно создать заявку, если возникала какая-то внутренняя проблема. После обработки она попадает в соответствующую службу. Там же можно оформить пропуски для гостей».

Активная цифровизация — часть образовательной сферы 21 века. Педагогам не стоит задерживаться с освоением новых программ. «В век стремительно развивающихся технологий цифровой документооборот позволяет оперативно принимать управленческие решения. Преподавателям нужно адаптироваться, потому что электронный формат будет от года к году совершенствоваться», — подводит итог Сергей Канищев (Волгоградский ГАУ).

«Если нарушены или уничтожены цифровые элементы, то информация будет утеряна»: современные вызовы электронного формата

Вопрос о цифровом документообороте обширный, ведь этот процесс затрагивает и отношения с вышестоящими учреждениями. Об этом говорит Татьяна Бендюкова (СПбГУ ГА): «Еще один важный аспект темы — взаимодействие с внешними организациями, министерствами, ведомствами, научными фондами, которые требуют от вуза огромное количество отчетов, размещенных в разных информационно-аналитических системах. Многие из них дублируют сведения. На такие отчеты уходит много времени даже при условии, что в вузе налажено управление базами данных».

IT-специалистам предстоит много работы по совершенствованию электронных систем. Причем основной вопрос касается надежного хранения данных. Сергей Канищев (Волгоградский ГАУ) напоминает, что новые технологии — не панацея:

«Главный вызов — это защита информации. Данные уязвимы. Старую книгу можно снять с полки и прочитать. Если нарушены или уничтожены цифровые элементы, то информация будет утеряна».

Все эти трудности, уверены эксперты, разрешатся в будущем. А пока обучение трансформируется и становится персонализированным. Студенты уже сейчас могут самостоятельно выбирать образовательные треки и онлайн-курсы. «Благодаря цифровизации мы не просто облегчим работу в вузе, а сформируем единую образовательную среду в России. Это позволит нам интереснее и проще выстраивать образовательные программы, обмениваться курсами, чтобы студенты могли пройти их в другом городе. Мы перейдем к персонализации обучения», — отмечает Елена Михайлова (ИТМО). 

Внедрение цифровых технологий в образование нацелено на то, чтобы упростить работу преподавателей. Быстрая коммуникация со студентами, автоматическое оформление служебных документов, составление РПД при помощи шаблонов, — все это дает педагогам сосредоточиться на творчестве и науке. Но пока, как говорит Сергей Канищев (Волгоградский ГАУ), не все готовы променять привычку на удобство.

Благодарим всех участников и приглашаем присоединиться к следующим онлайн-дискуссиям Юрайт.Академии.