8 июня в Юрайт.Академии прошла онлайн-дискуссия «Вуз как МФЦ: от электронного документооборота к цифровому деканату». Эксперты из высших учебных заведений обсудили информатизацию и цифровизацию, а также вопрос о том, как электронный документооборот помогает административным сотрудникам и снижает ли он нагрузку на преподавателей. 

Цифровая документация в университете 

В начале дискуссии спикеры поделились своим мнением, что легко и что трудно перевести в цифровой формат в университете. 

Виталий Помогаев, проректор по экономике и информатизации Омского государственного аграрного университета, считает, что документацию в университете можно легко перевести в цифровой формат, если есть желание. 

«Сегодня ничего не мешает внутри университета перевести документацию в цифровой формат, кроме одного — воли и желания оптимизировать процессы в университете». 

Алексей Сысков, кандидат технических наук, начальник управления информационных систем учебного процесса Дирекции по ИТ Уральского федерального университета, доцент кафедры радиоэлектроники и телекоммуникаций, выделил две деятельности университета и рассказал, какая из них легко поддается автоматизации, какая сложнее. 

«Я бы выделил две деятельности в университете — административную и содержательную, связанную с методической работой, исследованиями, преподаванием. Первая часть без особых проблем поддается автоматизации независимо от трудностей, которые возникают. Вторая составляющая наиболее трудно поддается цифровизации, и задача руководителя, который отвечает за цифровую трансформацию, — сосредотачивать усилия на второй составляющей». 

Дмитрий Звонарев, директор многофункционального студенческого центра Московского городского педагогического университета, поделился опытом университета в автоматизации формализованной деятельности и использовании искусственного интеллекта. 

«Любая формализованная деятельность, которая затрагивает управление контингентом обучающихся, фиксацию успеваемости, всех отчетов, безусловно, легко поддается автоматизации. Процессы прозрачны и понятны. Мы пробуем экспериментировать с искусственным интеллектом и машинным обучением, и там, где мы заходим в поле содержания образования, мы сталкиваемся с определенными трудностями, но это связано с экспериментом». 

Информатизация vs цифровизация 

Виталий Помогаев (ОМГАУ) подчеркнул, что необходимо разделять понятия информатизации и цифровизации и исходя из этого понимать, что в вузе могут сделать, а к чему еще не готовы.

«Необходимо определиться в терминологии: мы говорим про цифровизацию или про информатизацию, которую мы знаем и понимаем. Если говорить про цифровизацию, то для нее необходимы кадры с соответствующими компетенциями. Если мы говорим про информатизацию, то для этого есть все — кадры и инструменты, необходимо просто все собрать на одной платформе, которая позволит дальше двигаться». 

Спикер подчеркнул, что люди часто не разделяют цифровизацию и информатизацию, что усложняет процесс цифровизации. 

«Если мы начинаем говорить про цифровизацию, начинается глобальный провал во всем. Люди отказываются признавать огромную разницу между цифровизацией и информатизацией, отсутствуют в достаточном количестве собранные и структурированные исторические данные для того, чтобы можно было быстро развивать аналитику, здесь мы стоим в самом начале пути».

Дмитрий Звонарев (МГПУ) отмечает, что цифровизация — дорогой процесс, в который нужно много инвестировать: «Не стоит себя обманывать, все высокотехнологичные “игрушки” дорогие. Нужно понимать, что в это нужно будет инвестировать и инвестировать много». 

Помимо финансовых инвестиций необходимы кадры. IT-специалисты сегодня дорогие, и не каждый университет может себе их позволить, особенно на фоне конкуренции с другими компаниями, которые предлагают хорошие оклады. 

«Сложно конкурировать с технологическими гигантами и переманить финансово специалистов работать в университет. По кадрам мы прошли определенные этапы, у нас своя платформа, мы создали определенную команду, взяли туда необходимых людей. Сейчас это достаточно сильное подразделение. С точки зрения академической культуры мы не столкнулись с противодействием при создании определенных решений для преподавателей и студентов. Неприятия и протеста не было». 

Цифровой документооборот снижает нагрузку? 

Многие убеждены в том, что цифровые сервисы и цифровой документооборот снижают нагрузку как на преподавателей, так и на административных сотрудников. 

Алексей Сысков (УрФУ) считает, что цифровые сервисы должны разгружать преподавателя, а не снижать нагрузку.

«На мой взгляд, не стоит формулировать так, что преподавателю нужно снижать нагрузку, он должен быть на 100 % загружен. Цифровые сервисы должны быть направлены на то, чтобы сделать работу преподавателя с IT-сервисами более осознанной, перераспределить нагрузку, направить его работу в те направления, которые принесут и ему, и университету наибольшую отдачу». 

Виталий Помогаев (ОМГАУ) рассказал о сервисах для административных работников университета и их задачах.

«У административных работников во многом функционал связан с обеспечением движения внутри системы документов. Когда мы заводили документооборот на базе 1С, главной задачей было облегчить систему закупок университета, процесс согласования документов и заказ справок — снизить административные барьеры». 

Кроме этого, эксперт поделился опытом внедрения в университете цифрового деканата и рассказал, выгодно это с экономической точки зрения или нет. 

«Мы организовали в вузе цифровой деканат исходя из необходимости оптимизации организационной структуры. Могу с уверенностью сказать, что идея цифровых деканатов экономически целесообразна».

Делать свое или покупать имеющиеся? 

Эксперты дискуссии обсудили, что проще — создать свою систему документооборота или лучше использовать внешние продукты. 

«Мы начинали с использования внешних продуктов, и там, где это оправданно, продолжаем их использовать. После двух-трех лет экспериментов мы поняли, что есть унифицированные вещи вроде бухгалтерии, которая во всех вузах одинаковая. С точки зрения основных процессов университета — образования и науки — каждый вуз уникален, и любое готовое решение не отображает внутреннюю специфику университета, его необходимо дорабатывать», —  отметил Дмитрий Звонарев (МГПУ).

Алексей Сысков (УрФУ) рассказал, что необходимо пользоваться внешними продуктами, если они удовлетворяют запрос университета, но необходимо правильно их внедрять.

«Важно правильно внедрять внешние продукты в университете. В университетах есть проблема изолированности, университет думает, что извне нового ничего не принесут, а это не так. Необходимо общаться с подрядчиками, объяснять им свою специфику и брать у них самые лучшие решения. По нашему опыту, полезно привлекать подрядчика на старте нового крупного проекта и параллельно формировать свою команду, чтобы в университете остались компетенции».

Мы обязательно вернемся к вопросу цифровизации и информатизации на мероприятиях Юрайт.Академии и снова поинтересуемся у экспертов, как обстоят в вузах дела. 

Уже в конце июня на XI Летней школе преподавателя пройдет панельная дискуссия «Комфортная, насыщенная и безопасная цифровая среда», где мы также обсудим цифровые сервисы и электронную образовательную среду университета. Регистрация на Школу еще открыта, не пропустите трехдневный суперинтенсив!